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Dal 1° gennaio diventerà obbligatoria per tutte le attività commerciali la fatturazione elettronica.
La domanda che molte PMI, compresi i titolari di ristoranti, bar e negozi, si stanno chiedendo è: la fatturazione elettronica come funziona?
Prima di rispondere a questa domanda ricordiamo che è con il Decreto Legislativo del 5 agosto 2015 numero 127 che l'obbligo di fattura elettronica, già introdotta nelle Pubbliche Amministrazioni, viene esteso anche nei rapporti commerciali tra soggetti privati.
Per dirla in breve, dal 2019 tutte le attività dovranno attrezzarsi per poter emettere fatture elettroniche.
Quali sono i vantaggi attesi?
La fattura elettronica sarà in formato digitale, introdotta per gestire in maniera elettronica tutto il sistema di fatturazione e controllo fiscale.
La completa automazione e integrazione dei processi generano una riduzione e ottimizzazione dei costi data dall'eliminazione della compilazione manuale dei dati del cliente e del supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.
Inoltre, si riduce il rischio di falsi, di errori di registrazioni e di smarrimenti con una notevole riduzione dei tempi medi di pagamento.
Come funziona la trasmissione?
Con la fatturazione elettronica si mette in atto un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. L’imprenditore emette la fattura, la quale viene trasmessa ad un sistema gestito dall’Agenzia delle Entrate e deve essere conservata per 10 anni.
Qual è il formato della fattura elettronica?
Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.
La fattura elettronica, sotto forma di file XML, deve contenere obbligatoriamente dei dati per far sì che venga accettata dal SDI, questi campi sono:
il blocco che contiene i dati che identificano univocamente il soggetto che trasmette, il documento trasmesso, il formato in cui è stato trasmesso e il soggetto destinatario,
il blocco che contiene i dati del fornitore, ovvero chi offre il bene e/o servizio,
il blocco che contiene i dati del cliente,
il blocco che contiene i dati generali della fattura
il blocco dei dati che contiene natura, qualità, quantità e gli elementi necessari a determinare il valore dei beni e/o servizi
Cos’è il SDI?
La trasmissione delle fatture elettroniche è effettuata tramite il Sistema di Interscambio (SDI).
Quest’ultimo è un sistema gestito dall'Agenzia delle Entrate in grado di:
ricevere le fatture sotto forma di file XML,
effettuare controlli sui file ricevuti,
inoltrare le fatture al cliente destinatario delle stesse.
La fattura elettronica, una volta prodotta deve essere trasmessa al SDI, mediante uno dei canali previsti (PEC, FTP, cooperazione applicativa), che successivamente provvede alla consegna della fattura al cliente.
SDI provvederà poi a notificare al titolare dell’attività commerciale, sia essa una pizzeria, bar o negozio, le ricevute di accettazione, eventuale scarto e consegna attraverso il canale prescelto.
Per quanto tempo bisogna conservare una fattura elettronica?
Una volta inviata, la fattura elettronica deve essere obbligatoriamente conservata a norma per la durata di 10 anni, dalla stessa Agenzia delle Entrate o da un conservatore accreditato presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Come gestire facilmente la fattura elettronica?
Tutto questo iter può essere gestito in autonomia con l'utilizzo dei portali dell'Agenzia delle Entrate o di Infocamere, in questo caso la fatturazione elettronica è gratuita, oppure servendosi di software, che con diverse funzionalità, costi e servizi offrono una soluzione più semplice e veloce per l'emissione, la trasmissione e la conservazione a norma della fattura elettronica e soprattutto riducendo al minimo i rischi di errore.
Gestire la fattura elettronica con i punti cassa CEI
I punti cassa CEI Systems permetteranno la gestione delle fatture elettroniche, obbligatorie per tutte le imprese, compresi ristoranti, bar e attività commerciali in genere dal 1° gennaio 2019.
Cosa cambierà con l'entrata in vigore della fatturazione elettronica?
Praticamente poco e nulla. Ecco la novità!
I registratori di cassa touch screen CEI Systems permetteranno, senza infiniti passaggi o digitazioni, la creazione automatica del file XML, richiesto per la fattutra elettronica.
I sistemi gestionali CEI sono progettati per velocizzare al massimo tutte le operazioni in cassa, proprio come l'imminente fattura elettronica, dalla stampa in cucina, alla funzione asporto e, in abbinamento ai palmari, anche durante la presa delle comande con conseguenze più che positive per le vendite.
Ogni registratore di cassa touch screen viene personalizzato sulla base delle esigenze reali del singolo ristoratore. Sarà la cassa ad adattarsi alle tue esigenza e mai il contrario.
